W sanktuarium w Łagiewnikach 27 i 28 października odbywa się robocze spotkanie przedstawicieli Papieskiej Rady ds. Świeckich, która odpowiada za organizację wszystkich Światowych Dni Młodzieży z miejscowym komitetem organizacyjnym ŚDM 2016.
Przedmiotem spotkania jest podsumowanie dotychczasowych przygotowań oraz wyznaczenie szczegółowego kalendarium działań na kolejne miesiące.
Spotkanie otworzył i gości z Watykanu powitał przewodniczący prezydium polskiego komitetu organizacyjnego kard. Stanisław Dziwisz. Delegacji Papieskiej Rady ds. Świeckich przewodniczy jej sekretarz bp Joseph Clemens, a wraz z nim przybyli: ks. Miguel Delgado Galindo – podsekretarz, o. Joao Chagas odpowiedzialny za sekcję młodych wraz z Giovanną Guerrieri Nalin i Elizabeth Hawkins z tejże sekcji, Rafael Nava Urena - administrator papieskiej rady oraz Marcello Bedeschi – przewodniczący Fundacji im. Jana Pawła II.
Członek Zarządu Województwa Małopolskiego Jacek Krupa oraz sekretarz miasta Krakowa Paweł Stańczyk w swych wystąpieniach podkreślili zaangażowanie struktur samorządowych jako współorganizatorów tego wydarzenia. Stańczyk zaznaczył, że Kraków z radością powita młodych z całego świata, gdyż sam jest miastem młodych, bowiem 40 proc. jego mieszkańców nie skończyło jeszcze 35. roku życia.
Następnie omawiano poszczególne sektory organizacji Światowych Dni Młodzieży 2016 w Krakowie. Poinformowano, że Papieska Rada ds. Świeckich w najbliższych dniach podpisze umowę z jedną z renomowanych włoskich firm współpracujących z Watykanem, której rezultatem będzie stworzenie nowoczesnego informatycznego narzędzia rejestracji uczestników z całego świata. Umożliwi to sprawną rejestrację setek tysięcy uczestników tego międzynarodowego wydarzenia. Podczas pierwszych dni ŚDM spodziewanych jest kilkaset tysięcy przybyszów, a w finalnym czuwaniu i papieskiej Mszy św. weźmie udział prawdopodobnie 2 mln pielgrzymów.
Goście z całego świata zostaną zakwaterowani w kilku specjalnych strefach noclegowych. Noclegi otrzymają w internatach, szkołach, w parafiach i u rodzin. Komitet organizacyjny planuje dwie strefy na terenie samego Krakowa i jego obrzeżach, a najdalsze sięgać będą Katowic i Tarnowa. Na obrzeżach Krakowa mają być uruchomione też pola namiotowe, które pomieszczą do 60 tys. osób.
Każdy zarejestrowany przybysz otrzyma specjalny pakiet uczestnika Światowych Dni Młodzieży, w skład którego wchodzić będą m.in. niezbędne materiały, ubezpieczenie oraz karta uprawniająca do bezpłatnych przejazdów wszystkimi środkami publicznej komunikacji.
Pielgrzymom pomagać mają specjalnie wyszkoleni wolontariusze. Przewiduje się ok. 20 tys. wolontariuszy z Polski i ok. 3 tys. z zagranicy. Komitet organizacyjny potrzebuje zarówno tzw. wolontariuszy długoterminowych, którzy pomogą także we wcześniejszych przygotowaniach, jak i tych, którzy pracować będą wyłącznie w trakcie ŚDM.
Pierwszy tydzień uczestnicy Światowych Dni Młodzieży spędzą we wszystkich, oprócz krakowskiej, polskich diecezjach. W poniedziałek 25 lipca przyjadą do Krakowa. 26 lipca po południu nastąpi inauguracja ŚDM 2016, a uroczystej Mszy św. na krakowskich Błoniach przewodniczyć będzie kard. Stanisław Dziwisz. W kolejnych trzech dniach biskupi z całego świata głosić mają młodym katechezy w ok. 250-300 kościołach, kaplicach, halach i innych miejscach w rejonie zakwaterowania grup.
Powitanie ojca świętego nastąpi w czwartek 28 lipca także na Błoniach. Piątek 29 lipca będzie dniem sakramentu pojednania, w tym dniu młodzi wezmą także udział w Drodze Krzyżowej (jej forma i miejsce nie zostały jeszcze ostatecznie określone).
W sobotę 30 lipca wszyscy młodzi przybędą na centralne miejsce celebry. W sobotę wieczorem odbędzie się czuwanie młodych z ojcem świętym Franciszkiem, a niedzielna Msza św. pod jego przewodnictwem zakończy spotkanie. Tego dnia po południu papież spotka się dodatkowo z wolontariuszami.
Wyznaczono już 9 oficjalnych języków spotkania: polski, włoski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, portugalski, rosyjski i ukraiński. Każda z uroczystości będzie tłumaczona na te języki na specjalnie wyznaczonych w tym celu częstotliwościach.
Na młodych – w ramach tzw. Festiwalu Młodych – czekać będą również liczne imprezy kulturalne, które odbywać się będą na krakowskich stadionach i w salach koncertowych. Zorganizowane zostaną również „Targi Powołań”, na których prezentować będą swą ofertę formacyjną i duchową różnorodne stowarzyszenia wspólnoty i ruchy apostolskie. W krakowskich świątyniach będą strefy ciszy i modlitwy, animowane przez poszczególne ruchy apostolskie.
Podczas ŚDM w Krakowie spodziewanych jest ok. 6 tys. dziennikarzy i członków ekip telewizyjnych z całego świata. Za organizację obsługi prasowej odpowiadać będzie Katolicka Agencja Informacyjna wraz z Polską Agencją Prasową.