Jak po 25 maja chronić dane osobowe? - kościelny poradnik

Rejestrowanie przetwarzania danych

Na czym polega prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych? Czy konieczne jest rejestrowanie w nim każdego pojedynczego zdarzenia, np. wydania zaświadczenia lub odpisu aktu? To nie jest konieczne, gdyż prowadzenie rejestru polega na spisaniu jedynie kategorii czynności, które są wykonywane z wykorzystaniem danych. Wydanie np. odpisu aktu czy zaświadczenia wystarczy odnotować zgodnie z przepisami prawa kanonicznego lub w zwyczajowo przyjęty sposób.

Proboszcz nie musi osobiście dokonywać wpisów, może zlecić tę pracę innej osobie (duchownej, np. wikariuszowi, lub świeckiej, np. pracownikowi biura parafialnego), ale pod warunkiem zobowiązania jej do zachowania tajemnicy. Upoważnienie może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej, ale powinna być prowadzona ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Analogiczne obowiązki spoczywają na osobach odpowiedzialnych za przetwarzanie danych w innych niż parafia instytucjach kościelnych, których dotyczy dekret Episkopatu Polski.

Jak chronić dane?

Jakie dane są szczególnie chronione i przez jak długi czas? Dane dotyczące chrztów - do 100 lat wstecz; małżeństw - do 60 lat wstecz; zgonów – do 50 lat wstecz. Obejmuj to także inne dane konieczne do bieżącej pracy (np. księga intencji mszalnych, kartoteka parafialna, raptularze, rejestry osób, wykazy członków grup duszpasterskich i rad parafialnych, wykazy darczyńców i osób korzystających z pomocy charytatywnej).

Pomieszczenie, w którym przechowuje się dane, powinno być wyposażone w system zamknięcia, który gwarantuje wystarczającą ochronę przed kradzieżą i włamaniem. Klucze do pomieszczeń muszą być starannie przechowywane przez proboszcza lub osobę przez niego upoważnioną. Staranność powinna być dochowana także przy autoryzacji dostępu udzielanego osobom postronnym.

Księgi parafialne, kartoteki oraz inne zbiory i dokumenty zawierające dane, winny być przechowywane w metalowej szafie umocowanej do podłoża lub ściany, zamykanej na zamek, który gwarantuje wystarczającą ochronę przed kradzieżą i włamaniem.

Księgi oraz inne zbiory i dokumenty, mogą pozostawać poza szafą, w której są przechowywane (np. na biurku) wyłącznie na czas dokonywania odpowiednich czynności. W żadnym przypadku nie wolno pozostawiać ich niezabezpieczonych poza godzinami pracy biura parafialnego, zwłaszcza w godzinach nocnych.

Ponadto należy zorganizować wydawanie wypisów z ksiąg parafialnych w taki sposób, aby osoby znajdujące się w pomieszczeniu nie miały możliwości wglądu w dane innych osób (np. sąsiednie akty chrztu, małżeństwa itp.).

Jakie dane można gromadzić i przetwarzać?

W Kościele przetwarzane są dane osobowe, w tym te wrażliwe, osób ochrzczonych w Kościele katolickim i tych, którzy po chrzcie zostali do niego przyjęci (członków Kościoła), łącznie z tymi, którzy złożyli formalne oświadczenie woli o wystąpieniu z Kościoła katolickiego zgodnie z jego wewnętrznymi przepisami („byłych członków Kościoła”) oraz osób niebędących katolikami, a utrzymujących z nim stałe kontakty w konkretnych sytuacjach (chodzi np. o osoby korzystające z pomocy charytatywnej, czy też narzeczonych i małżonków niebędących katolikami).

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w instytucjonalnych relacjach wewnątrzkościelnych. Dane te nie mogą być przekazywane poza Kościół bez zgody osób, których dane dotyczą, z wyjątkiem zgodnego z prawem żądania ze strony organów publicznych. O innych przypadkach mówi szczegółowo art. 7 dekretu KEP.

Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na kilka konkretnych pytań, jakie mogą się pojawić w związku ze zmianami w przepisach kościelnej ochrony danych osobowych.

1. Komu wolno wydać świadectwo chrztu lub kopię aktu chrztu?

- Świadectwo chrztu i kopia aktu chrztu mogą zostać wydane wyłącznie osobom, których akt dotyczy, jeżeli są pełnoletnie, oraz, w przypadku aktu osób małoletnich, ich rodzicom lub prawnym opiekunom.

- Inne osoby mogą je otrzymać wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wyżej wymienione osoby.

- Kopia aktu chrztu i świadectwo chrztu mogą również zostać przesłane do parafii zamieszkania osoby wnioskującej o wydanie dokumentu i tam mogą zostać odebrane, po zweryfikowaniu tożsamości i uprawnień osoby odbierającej (np. pełnomocnictwa).

- Kopia aktu chrztu może zostać wykonana wyłącznie przez proboszcza lub osoby przez niego upoważnione, dowolną techniką, z zastrzeżeniem, aby akty sąsiednie zostały przesłonięte.

2. Czy takie same zasady obowiązują przy wydawaniu innych świadectw, kopii aktów i zaświadczeń?

- Tak, takie same zasady obowiązują przy wydawaniu świadectwa i kopii aktu małżeństwa i innych zaświadczeń (np. zaświadczeń dla chrzestnych, opinii o religijności itp.).

- Świadectwa i kopie aktów chrztu i małżeństwa osób zmarłych oraz świadectwo i kopia aktu zgonu mogą także być wydawane krewnym, spadkobiercom lub innym osobom, które wykażą interes prawny.

3. Czy za wydanie świadectw i kopii aktów wolno pobierać opłaty?

- Skrócone świadectwo chrztu do Pierwszej Komunii św. i bierzmowania wydawane są nieodpłatnie, co nie wyklucza złożenia dobrowolnej ofiary.

- Koszty związane ze sporządzeniem i wydaniem kopii i świadectwa chrztu (w innym celu niż wspomniany wyżej), małżeństwa lub zgonu ponosi osoba wnioskująca o ich wydanie.

4. Czy wolno udostępnić księgi parafialne do celów badań naukowych lub genealogicznych?

- Przeglądanie i badanie ksiąg ochrzczonych w celach naukowych lub genealogicznych wymaga odrębnego zezwolenia proboszcza lub ordynariusza miejsca.

- Nie mogą zostać udostępnione do tych badań księgi zawierające dane dotyczące zdarzeń, które miały miejsce w czasie chronionym (czyli chrztów - mniej niż 100 lat, małżeństw mniej niż 60 lat i zgonów - mniej niż 50 lat).